دفتر اندیکاتور حسابداری چیست؟
در سازمان‌ها و شرکت‌ها، هر روز تعداد زیادی نامه رد و بدل می‌شود. پیدا کردن و مرتب کردن این نامه‌ها بدون نظم بسیار دشوار است. به همین دلیل، دفتر ویژه‌ای به نام «دفتر اندیکاتور» وجود دارد که در آن همه نامه‌ها ثبت می‌گردد. این دفتر کمک می‌کند تا نامه‌ها گم نشوند و به آسانی پیدا شوند.
این دفتر برای اولین بار حدود سال‌های ۱۲۸۰ تا ۱۳۰۹ خورشیدی از کشورهای فرانسه و بلژیک وارد ایران گردید. سپس، همه ادارات موظف شدند از آن استفاده نمایند. امروزه نیز بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها از این دفتر یا نرم‌افزارهای کامپیوتری مشابه به جای آن بهره می‌برند.
در دفتر اندیکاتور، اطلاعاتی مانند تاریخ نامه، موضوع و شماره آن ثبت می‌گردد. این موضوع موجب می‌شود که هرگاه لازم باشد، به راحتی بتوان نامه‌ها را پیدا و پیگیری نمود. در صورتی که نامه‌ها به درستی ثبت نشوند، ممکن است مشکلات بزرگی برای سازمان به وجود آید.
این دفتر در اداره‌ها، شرکت‌ها، مدارس، دانشگاه‌ها و حتی دفاتر حقوقی بسیار کاربرد دارد و کمک می‌کند که امور به صورت مرتب انجام شود.
کاربرد دفتر اندیکاتور حسابداری:
همان گونه که پیش تر گفته شد ؛ دفتر اندیکاتور جایی است که اطلاعات مهم نامه‌ها مثل تاریخ، شماره، موضوع و افراد مرتبط نوشته می‌شود. این کار کمک می‌کند وقتی بخواهیم، نامه‌ها را سریع پیدا کنیم. این دفتر برای اداره‌ها، شرکت‌ها، مدرسه‌ها و جاهایی که نامه زیاد دارند خیلی مفید است.
با دفتر اندیکاتور، احتمال گم شدن یا اشتباه در ثبت نامه‌ها کم می‌شود و پیدا کردن نامه‌های قدیمی راحت‌تر می‌شود. این دفتر جلوی مشکلات مالی و حقوقی را می‌گیرد که ممکن است وقتی نامه‌ها درست ثبت نشوند، پیش بیاید. وقتی فاکتورها، نامه‌های اداری یا مدارک مهم ثبت شوند، این دفتر به ما کمک می‌کند آن‌ها را پیگیری کنیم و اثبات کنیم. همچنین دفتر اندیکاتور باعث می‌شود کارها منظم‌تر باشد و مسئولیت‌ها بهتر مشخص شود.
نحوه استفاده از دفتر اندیکاتور:
برای استفاده از دفتر اندیکاتور باید بدانید که این دفتر مثل یک جدول است که هر ردیف آن مربوط به یک نامه است. در هر ردیف، اطلاعاتی مثل تاریخ دریافت یا ارسال، موضوع نامه، نام فرستنده یا گیرنده، نوع نامه (ارسالی یا دریافتی) و زمان ثبت نوشته می‌شود. وقتی این اطلاعات را درست و مرتب ثبت کنید، می‌توانید همه نامه‌های سازمان را مرتب نگه دارید و وقتی لازم شد راحت پیدا کنید. این کار کمک می‌کند مدیریت نامه‌ها ساده‌تر شود و سریع‌تر به اطلاعات قدیمی برسید.
مشخصات دفتر اندیکاتور چیست؟
دفتر اندیکاتور چند ستون دارد که اطلاعات نامه‌ها را ثبت می‌کند. این ستون‌ها برای نامه‌های وارد شده و خارج شده هستند. هر ستون چیزهای مهمی درباره نامه‌ها می‌نویسد. حالا چند تا از این ستون‌ها را می‌گویم:
- شماره ردیف: شماره‌ای که به هر نامه می‌دهند و هر سال دوباره شروع می‌شود.
- تاریخ دریافت: روزی که نامه به سازمان می‌رسد.
- شماره و تاریخ نامه: شماره و تاریخ نوشته شده روی نامه.
- وارده از / صادره به: اسم فرستنده برای نامه‌های ورودی و اسم گیرنده برای نامه‌های خروجی.
- موضوع نامه: موضوع نامه یا خلاصه آن.
- تعداد پیوست: تعداد صفحه‌ها یا مدارک همراه نامه.
- ارجاع به: اسم کسی که نامه باید به او برود.
- تاریخ ارسال: روزی که نامه فرستاده شده.
- رونوشت به: اسم کسانی که یک نسخه نامه را گرفته‌اند.
- شماره پرونده: شماره‌ای که نامه در آن نگه داشته می‌شود.
- شماره نامه قبلی: شماره نامه‌های قبلی که به این نامه مربوط هستند.
- شماره نامه بعدی: شماره نامه‌ای که بعد از این نامه می‌آید، اگر باشد.
نحوه تکمیل دفتر اندیکاتور:
برای ثبت درست دفتر اندیکاتور، ابتدا باید نامه‌های وارد شده و ارسال شده را دقیق در ستون‌های مربوطه یادداشت کنید. برای نامه‌های وارد شده، باید تاریخ دریافت، نام فرستنده و موضوع نامه را بنویسید. برای نامه‌های ارسال شده هم تاریخ ارسال، نام گیرنده و خلاصه‌ای از نامه را یادداشت کنید. سپس دبیرخانه بعد از تعیین مسئول پیگیری، نامه‌ها را به فرد ثبت‌کننده تحویل می‌دهد تا اطلاعات را به ترتیب زمان وارد کند و شماره مخصوص هر نامه را روی آن بگذارد. این روش باعث می‌شود همه نامه‌ها مرتب و قابل پیگیری باشند.
دفتر اندکس چیست؟
دفتر اندکس یک دفتر کمکی است که کنار دفتر اندیکاتور استفاده می‌شود. کارش این است که شماره هر نامه‌ای که در دفتر اندیکاتور ثبت شده را بنویسد. این دفتر کمک می‌کند وقتی نامه‌ها زیاد است، سریع‌تر نامه‌ها را پیدا کنید. این دفتر برای شرکت‌ها و کسب‌وکارهایی که نامه‌های زیاد دارند، مثل فاکتورهای خرید و فروش، خیلی خوب است.
در هر صفحه دفتر اندکس سه ستون هست: اسم فرستنده نامه، شماره ثبت در دفتر اندیکاتور، و بخش هزارگان شماره نامه. با این دفتر می‌توانید شماره نامه‌ها را راحت پیدا کنید و پیگیری کنید.
مطلب آخر:
در این نوشته درباره دفتر اندیکاتور و کاربرد آن توضیح دادیم. این دفترها روش قدیمی برای ثبت و پیگیری نامه‌های اداری هستند. ولی الان که همه چیز به صورت دیجیتال انجام می‌شود، کمتر از این دفترها استفاده می‌شود. بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها به جای آن از نرم‌افزارهای حسابداری پیشرفته و به روز برای ثبت و پیگیری نامه‌ها استفاده می‌کنند. اگر می‌خواهید بیشتر درباره این برنامه‌ها بدانید، می‌توانید با کارشناسان ما تماس بگیرید و مشورت کنید.
