هر آنچه در خرید نرم افزار حسابداری باید به آن توجه داشته باشید…
عملیات حسابداری در گذشته به صورت دستی و کاغذی بوده است که این کار علاوه بر صرف وقت زیاد عاری از اشتباهات نیز نبود امروزه نرم افزار های حسابداری متعددی به کمک حسابداران و مدیران کسب و کارها آمده است اما انتخاب یک نرم افزار حسابداری متناسب با کسب و کار بسیار اهمیت دارد هر شرکت با توجه به نوع زمینه کاری خود باید نرم افزار متناسب با شغل خود را خریداری نماید، اما سوال اصلی اینجا ست که یک نرم افزار حسابداری مناسب دارای چه امکاناتی و ویژگی باید باشد ؟ چرا خرید نرم افزار مشکل هست؟ موقعی که یک نرم افزاری را خریداری می کنیم ما علاوه بر این که یک مبلغی را برای خرید نرم افزار هزینه می کنیم، باید بیاییم و اطلاعات خودمان را وارد نرم افزار بکنیم تا بتوانیم از قابلیت ها و گزارشات آن استفاده کنیم. این ورود اطلاعات مستلزم صرف وقت خواهد بود، اگر در بین راه متوجه شویم که نرم افزاری که خریداری کرده ایم جوابگوی کار ما نیست، علاوه بر این که هزینه مان هدر می رود، وقتمان نیز هدر خواهد رفت و اگر بخواهیم یک نرم افزار جدید خریداری کنیم دوباره باید اطلاعات را از نو وارد نرم افزار جدید بکنیم. بنابراین قبل از این که یک نرم افزاری را خریداری می کنید نکاتی را باید رعایت بکنید و مد نظر داشته باشید که بتوانید تا حد ممکن مناسب ترین گزینه را انتخاب کنید
چند نکته‌ای که قبل از خرید نرم‌افزار حسابداری مناسب شغلتان باید توجه کرد .
افزونه ها و زیر سیستم ها
نرم افزار های حسابداری دارای یک سری امکانات و همچنین زیر سیستم ها می باشند، این زیر سیستم ها شامل انبارداری، خرید و فروش، چک و بانک و خزانه داری، حقوق و دستمزد، مدیریت ارتباط با مشتری، دبیرخانه و اتوماسیون اداری و …. می باشد ، برای انتخاب نرم افزار حسابداری شما باید بدانید که چه زیرسیستم هایی نیاز دارید مثلا حسابداری مالی برای ثبت سند حسابداری و گزارش تراز مالی و دفتر نویسی مالیاتی، نرم افزار انبار و خرید و فروش جهت ثبت رسید و حواله ورود و خروج کالا از انبار و محاسبه قیمت تمام شده و ثبت فاکتور خرید و فروش، نرم افزار حقوق و دستمزد جهت ثبت کارکرد پرسنل و قرارداد و مشخصات و صدور فیش حقوقی و نرم افزار خزانه داری برای ثبت چک ها و ورود و خروج پول به صندوق مورد استفاده قرار می‌گیرد.
انتخاب نرم افزار مناسب نسبت به هر شغل
برای کسب و کار های مختلف نرم افزار های مختلفی ارائه شده است که دانستن زیرسیستم های مورد نیاز بسیار مهم است زیرا شرکت های تولید نرم افزار برای هر صنف نرم افزار مورد نیازشان را طراحی می کنند به عنوان مثال برای صنف رستوران نرم افزار حسابداری خاص و یا برای تعمیرگاه های خودرو و دفترهای پیمانکاری و هر شغل دیگری نرم افزاری منحصر به فرد برای آن طراحی شده است پس اگر کاری منحصر به فرد یا تخصصی هست باید نرم افزار تخصصی کسب و کار مربوط تهیه شود ، توصیه می کنیم از نرم افزارهای حسابداری به صورت عمومی برای همه کسب و کارها ساخته شده اند استفاده نکنید، در این نرم افزا ر‌ها ویژگی‌هایی طراحی شده است که شما را قادر می‌سازد به سادگی آیتم‌هایی از قبیل رنگ، سایز یا نوع کالا را انتخاب کنید. این نرم افزار های حسابداری همچنین سیستم فروش یکپارچه دارند. به طور کلی نرم افزار های ویژه مشاغل برای کاربردهای عملیاتی و بالا بردن ارزیابی عملکرد مشاغل طراحی شده‌اند.
با یک راه‌حل کم‌هزینه شروع کنید
بسته به اینکه نیاز های شما تا چه حد عمومی یا پیچیده باشند، باید نرم‌افزار مطابق با نیاز خود را انتخاب کنید. برای مثال اگر شما تنها مالک کسب و کار خود هستید، کارمندی ندارید و گردش موجودی شما پایین است و تعداد انگشت شماری مشتری دارید، نرم‌افزار های ارزان قیمت پایه برای شما بهترین گزینه است ،این گونه نرم‌افزار ها شامل تمامی ویژگی‌های پایه‌ای که شما به آن نیاز دارید، هستند. این نرم‌افزار ها شما را قادر می‌سازند که فاکتورها را برای مشتریان خود صادر کنید، مشتریان شما نیز می‌توانند امکان پرداخت از طریق دستگاه پوز و سایر امکانات مشابه را داشته باشند.
لیست مشتریان و خریداران قبلی نرم افزار
بعد از این که نسخه آزمایشی را بررسی کردید و نرم افزار مورد تاییدتان بود بهتر است که به لیست مشتریانی که قبل از شما آن نرم افزار را خریداری کرده اند مراجعه کنید و در صورت امکان با چند نفر از آنها تماس بگیرید و در مورد نرم افزار و خدماتی که از طرف فروشنده ارائه می شود، کیفیت خدماتشان پرس و جو کنید. با این کار بیشتر مطمئن خواهید بود که آیا این نرم افزار جوابگوی نیاز شما خواهد بود و نرم افزار خوبی هست یا نه؟ حتما زمانی که با مشتریان آن نرم افزار تماس می گیرید در مورد پشتیبانی نرم افزار هم پرس و جو کنید
رابط کاربری نرم افزار – نرم افزار مالی حسابداری ساده و روان
در خرید یک نرم افزار مالی حسابداری باید به آن توجه کنید سادگی و راحتی کار با نرم افزار است. رابط کاربری اولین چیزی است که با آن رو به رو می شوید و همیشه با آن در ارتباط خواهید بود، بنابراین اگر اولین اصل را در نظر نگیرید احتمالا با مشکلات زیادی برخورد می کنید.
مقیاس پذیری و قابلیت توسعه نرم افزار
ممکن است در ابتدای راه اندازی کسب و کار خود به امکانات زیادی در نرم افزار حسابداری نیاز نداشته باشید اما به مرور زمان و با گسترش کسب و کار، احتمالا به امکانات بیشتری در یک نرم افزار مالی حسابداری احتیاج پیدا می کنید ،خوشبختانه در حال حاضر برخی نرم افزارهای حسابداری این امکان را فراهم کرده اند که در ابتدای کار می توانید تنها هزینه امکانات اولیه نرم افزار را پرداخت کنید و در صورت نیاز بعدا می توانید با پرداخت هزینه جداگانه سیستم های بیشتری به نرم افزار خود اضافه کنید.
پشتیبانی فنی و خدمات پس از فروش با کیفیت
پشتیبانی و خدمات پس از فروشی که حسابداران بتوانند به آن تکیه کنند، از ارزشمندترین اهداف شرکت‌های نرم افزاری است. بسیاری از تولیدکنندگان نرم افزار، خدمات پس از فروش را فقط نصب نرم افزار برای مشتری می‌دانند، اما واقعیت فراتر از این موضوع است؛ شرکتی که سیستم حسابداری ارائه می‌دهد باید خیال حسابداران را بابت پاسخ‌گویی به مسائلشان راحت کند، خریداران نرم‌افزار باید اطمینان داشته باشند که متناسب با نیازشان هر لحظه که بخواهند می‌توانند مسائل شان را برطرف کنند و کارشناسان پشتیبانی آن نرم افزار، باید پاسخ‌گویی و رفع مسائل مشتری را مهم‌ترین مسئولیت شان بدانند. خدمات پس از فروش و پشتیبانی با کیفیت، نیازمند زیرساختی قوی است تا سازمان بتواند به شکلی موثر درخواست و مسائل مشتری را مدیریت کند. وجود خدمات متعددی مانند پاسخ‌گویی تلفنی، پاسخ‌گویی آنلاین، تلفن پاسخگوی گویا، مراجعه‌ی حضوری، ابزار مناسب آموزشی و… همگی از خدماتی هستند که با کیفیت مناسب توسط سازمان ارائه کننده نرم افزار می‌بایست ارائه شوند
تجربه استفاده از پشتیبانی ضعیف می تواند شما را نسبت به همه نرم افزارهای حسابداری دلزده کند. متاسفانه خیلی از صاحبان کسب و کار این موضوع را نادیده می گیرند و در نتیجه با مشکلات زیادی رو به رو می شوند که در برخی موارد آن ها را مجبور به تعویض نرم افزار مالی می کند، البته در حال حاضر برخی از شرکت هایی که نرم افزارهای حسابداری ارائه می کنند از پشتیبانی رایگان برخوردار هستند و با پرداخت اضافی امکان افزایش خدمات پشتیبانی نیز وجود دارد.
عدم نیاز به پرداخت هزینه های اضافی
یکی از مشکلاتی که برای بسیاری از خریداران نرم افزارهای حسابداری به وجود می آید نیاز به هزینه های جانبی فراوان بعد از خرید نرم افزار است. البته هزینه های دوره ای مربوط به پشتیبانی نرم افزار از دسته هزینه های اضافی نیست، اما در برخی موارد نسخه پایه نرم افزار با قیمت اندک فروخته می شود و سپس برای نصب و راه اندازی، افزونه های ضروری نرم افزار، نگهداری سیستم و غیره هزینه های غیر متعارف دریافت می شود ،بهتر است قبل از خرید این موارد را با پشتیبانی فروش هماهنگ کنید و سپس نسبت به انتخاب نرم افزار مورد نظر خود اقدام کنید.
ارائه گزارش‌های تحلیلی و کاربردی
در دنیای پُرتلاطم کسب و کارها، اطلاعات مهم‌ترین ابزار هستند. با تکیه بر تحلیل اطلاعات، توان تصمیم‌گیری مدیران افزایش می‌یابد و می‌توانند آگاهانه‌تر و دقیق‌تر تصمیم بگیرند. تحقیقات نشان می‌دهد، بیش از ۷۰درصد کسب و کارها در دو سال نخست تاسیس، به دلیل عدم دسترسی به اطلاعات کافی و عدم تحلیل صحیح آنها، ورشکسته می‌شوند. به کارگیری یک نرم افزار حسابداری مناسب که بتواند گزارش‌های مورد نیاز شما را تهیه کند، سبب رشد سازمان شما می‌شود. از طرفی سازمان‌ها همواره نیازمند ارائه‌ی گزارش‌های قانونی مانند گزارش‌های خرید و فروش فصلی، ارزش افزوده و اظهارنامه مالیاتی هستند و حسابداران زمان قابل توجهی را بابت تنظیم آنها صرف می‌کنند. استفاده از نرم افزار حسابداری باید کمک کند تا حسابداران و مدیران مالی با صرف زمان کم‌تر، گزارش‌هایی دقیق‌تر و کاربردی تر ارائه دهند.
یکپارچگی
صرفا ثبت امور مالی برای یک سازمان کافی نیست. سازمان‌ها فعالیت‌های متفاوت و متعددی از جمله کنترل عملیات چک، کنترل حساب‌های بانکی، انبارداری، مدیریت فروش، خرید از تامین کنندگان، محاسبه دستمزد کارمندان و… دارند؛ تمامی اطلاعات گفته شده، در نهایت تبدیل به موجودی‌های مالی سازمان می‌شوند. یکپارچگی نرم افزار حسابداری به سازمان کمک می‌کند، اطلاعات به شیوه‌ای منسجم ثبت شوند؛ در نتیجه، دوباره‌کاری پیش نمی‌آید و تجمیع اطلاعات به شکلی سازمان یافته تر دردسترس خواهد بود.
به‌روز بودن
سازگاری با تغییرات قانونی و استانداردهای حسابداری از بایدهای نرم افزار حسابداری و مالی است. قوانین مالیاتی و استانداردهای حسابداری اگر تغییر کنند، شرکت تولیدکننده نرم افزار باید به قدری توانایی داشته باشد که به سرعت تغییرات را در نرم افزار ایجاد کند و حسابدار دغدغه‌ای بابت تغییرات قوانین و مقررات نداشته باشد. حضور تیمی مجرب و متخصص در حوزه‌ی برنامه‌نویسی نرم افزار، حسابداری و مدیریت مالی می‌تواند این دل گرمی و اطمینان را به کاربران نرم افزار (حسابدار) بدهد.
گسترش‌پذیری
اصولا کسب و کارها با هدف رشد و توسعه فعالیت می‌کنند. رشد در یک سازمان می‌تواند افزایش تعداد پرسنل، افزایش گردش مالی یا میزان فروش باشد. ممکن است سازمانی که چهار نفر پرسنل دارد صرفا با یک سیستم حسابداری بتواند فعالیت‌های مالی خود را مدیریت کند. در آینده که تراکنش‌های مالی رشد می‌یابد، سازمان باید سیستم دریافت و پرداخت اضافه کند، شاید هم تعداد پرسنل در عرض چند سال افزایش یابد و نیازمند به سیستم حقوق و دستمزد باشد. این نمونه‌ها نشان دهنده‌ی رشد کسب و کار و افزایش نیازمندی به ویژگی‌های بسته‌ی نرم افزاری است. اگر نرم افزاری انتخاب شود که صرفا پاسخ گوی وضعیت فعلی کسب‌وکار باشد، در آینده‌ی نزدیک این نرم افزار به دلیل ناسازگاری با رشد کسب و کار، کنار گذاشته می‌شود. در چنین وضعیتی، هزینه‌‌ی درخور توجهی بابت خرید و آموزش نرم افزار جدید باید تخصیص یابد. پس باید تولید کننده‌‌ی نرم افزاری را انتخاب کرد که با سبد محصولی مناسب، پاسخ گوی سازمان شما در گذر زمان باشد و حسابداران با گسترش کسب‌وکار نگرانی تغییر نرم افزار نداشته باشند
تضمین امنیت اطلاعات مالی
از مهم‌ترین اطلاعات موجود در یک سازمان، اطلاعات بخش مالی است، عدم ثبت اطلاعات مالی یا سوء استفاده از این اطلاعات(مثل سرقت) می‌تواند آسیب‌های جدی به سازمان وارد کند. حساسیت نسبت به امنیت اطلاعات از موارد قابل توجه در تهیه‌ی نرم افزار است؛ در این مسیر، تعداد مشتریان ارائه‌دهنده نرم افزار، رضایت‌مندی مشتریان و اعتبار آن شرکت در بازار می‌تواند از امنیت اطلاعات مالی، به حسابداران اطمینان دهد.
تا حد ممکن یک تضمین کارایی برای نرم افزار دریافت کنید
آخرین نکته برای این که کاملا مطمئن شوید که این نرم افزاری که انتخاب کردید گزینه مناسبی هست این است که نرم افزار دارای تضمین کارایی باشد. این موضوع را مطمئن باشید که اگر شرکتی به محصول خودش اطمینان داشته باشد و زمان فروش نرم افزار به شما، با روال کار شما آشنا باشد و مطمئن شود که محصولشان جوابگوی نیازهای شما هست، می تواند بدون هیچ واهمه ای گارانتی بازگشت وجه را در نظر می گیرد که شما اگر بعد از مثلا یک یا دو ماه از کارایی نرم افزار ناراضی بودید یا از خدمات پشتیبانی شرکت ناراضی بودید بتوانید درخواست عودت وجه داده و مبلغ خود را پس بگیرید.
نکات بالا را حتما مد نظر قرار دهید که بتوانید در خرید نرم افزار بهترین انتخاب را انجام دهید.
در نهایت پیشنهاد می کنیم با در نظر گرفتن این موارد نسبت به خرید نرم افزار حسابداری اقدام کنید، چرا که این موارد نکات اساسی و بسیار مهمی هستند که نادیده گرفتن آن می تواند به قیمت هدر رفتن زمان و هزینه های انجام شده تمام شود.