دفاتر حسابداری چیست؟
دفاتر حسابداری، دفترهای رسمی هستند که شرکت‌ها و کسب‌وکارها باید داشته باشند تا همه فعالیت‌های مالی‌شان را در آن‌ها ثبت کنند. این دفاتر باید طبق قوانین درست و پلمپ شده باشند تا امور مالیاتی به‌درستی انجام شود و مشکلی پیش نیاید.
کار حسابدار این است که ابتدا تمام معاملات مالی مثل خرید و فروش، هزینه‌ها و درآمدها را در یک سیستم یا دفتر ثبت کند. بعد از اینکه مدیر تایید کرد، این اطلاعات به دفاتر قانونی منتقل می‌شود.
در این دفاتر، همه موارد مالی مثل بدهی‌ها، طلب‌ها، معاملات، برداشت‌های مالی و موجودی دارایی‌ها ثبت می‌شود. در پایان سال مالی، این دفاتر به اداره مالیات تحویل داده می‌شود.
داشتن این دفاتر به حسابدار کمک می‌کند تا بتواند گزارش‌های مالی را درست تهیه کند، مالیات‌ها را حساب کند و امور مالی را منظم نگه دارد. همچنین باعث می‌شود اشتباهات کمتر شود و کار حسابداری دقیق‌تر انجام شود.
دفتر روزنامه چیست ؟
دفتر یا دفتری است که حسابداران همه کارهای مالی یک کسب‌وکار را به ترتیب روز ثبت می‌کنند. این دفتر اولین جایی است که معامله‌ها و پول‌دادن و گرفتن‌ها نوشته می‌شود.
تعریف دفتر روزنامه طبق قانون:
تاجر باید هر روز همه طلب‌ها و بدهی‌ها، خرید و فروش‌ها و معاملات مربوط به کاغذهای تجاری مثل رسید و ظهرنویسی را در این دفتر بنویسد. همچنین هر چیزی که از پول شرکت برای کارهای شخصی برداشت می‌کند، باید ثبت شود.
بعد از اینکه این کارها در دفتر روزنامه نوشته شد، اطلاعات به دفتر کل منتقل می‌شود. در دفتر کل هر حساب به صورت جداگانه ثبت می‌شود، مثل حساب پول نقد، حساب بانکی، حساب‌های پولی که دیگران باید به ما بدهند و حساب‌های پولی که ما باید به دیگران بدهیم.
بیشتر بدانید : تهاتر در حسابداری چیست + نکات کلیدی
ویژگی‌های دفتر روزنامه:
دفتر روزنامه یکی از مهم‌ترین بخش‌های سیستم حسابداری است که برای ثبت همه‌ی معاملات مالی یک کسب‌وکار استفاده می‌شود. این دفتر چند ویژگی مهم دارد که باعث می‌شود نقش زیادی در نظم دادن به امور مالی داشته باشد:
ثبت روزانه معاملات:
همه‌ی خریدها، فروش‌ها و عملیات مالی دیگر به ترتیب تاریخ در این دفتر نوشته می‌شوند. این کار باعث می‌شود همه چیز مرتب و قابل پیگیری باشد.
نوشتن جزئیات کامل هر معامله:
برای هر معامله، اطلاعاتی مثل تاریخ، توضیح معامله، مبلغ آن و حساب‌هایی که درگیر هستند نوشته می‌شود. این باعث می‌شود اطلاعات دقیق و قابل اعتماد باشند.
ثبت دوبل (دوطرفه):
در حسابداری، هر معامله هم در بخش بدهکار و هم در بخش بستانکار ثبت می‌شود. این روش باعث می‌شود حساب‌ها همیشه با هم برابر باشند.
امکان جستجو و گزارش‌گیری:
از این دفتر می‌توان به راحتی گزارش تهیه کرد و اطلاعات لازم را سریع پیدا کرد. این برای مدیران و حسابداران خیلی کاربردی است.
حفظ امنیت اطلاعات:
دفتر روزنامه اطلاعات مالی را به‌صورت امن نگهداری می‌کند تا افراد غیرمجاز به آن دسترسی نداشته باشند.
انتقال اطلاعات به دفتر کل:
بعد از اینکه معاملات در دفتر روزنامه ثبت شدند، اطلاعات به دفتر کل منتقل می‌شود. این کار پایه تهیه گزارش‌های مالی دقیق است.
در مجموع، دفتر روزنامه به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا طبق قانون عمل کنند، کارهای مالی‌شان را مرتب انجام دهند و مشکلی با اداره مالیات نداشته باشند.
اجزای دفتر روزنامه شامل چه مواردی می‌شود؟
دفتر روزنامه یکی از نخستین و مهم‌ترین دفاتر حسابداری است. هر رویداد مالی که در یک شرکت رخ می‌دهد، ابتدا باید در این دفتر ثبت شود.
یعنی هر زمان پولی وارد یا خارج شود، خرید یا فروشی انجام گردد، یا هر فعالیت مالی دیگر اتفاق بیفتد، باید همان زمان و با تاریخ دقیق در دفتر روزنامه نوشته شود.
دفتر روزنامه بخش‌هایی دارد که هنگام ثبت اطلاعات، باید به تمام آن‌ها توجه شود:
۱. شماره صفحه
هر صفحه از دفتر دارای شماره است. این شماره‌ها کمک می‌کنند تا بدانیم هر ثبت در کدام صفحه قرار دارد و از جا افتادن یا حذف اطلاعات جلوگیری شود.
۲. شماره سند
پیش از ثبت در دفتر، برای هر رویداد مالی یک سند حسابداری تنظیم می‌شود. شماره آن سند نیز باید در دفتر روزنامه نوشته شود تا در صورت نیاز بتوان به سند اصلی مراجعه کرد.
۳. تاریخ
در این قسمت، تاریخ دقیق وقوع رویداد مالی نوشته می‌شود. ثبت‌ها باید به ترتیب تاریخ انجام شوند؛ یعنی ابتدا رویدادهای قدیمی‌تر و سپس رویدادهای جدیدتر ثبت گردند.
۴. شرح
در این بخش، به‌صورت کوتاه و روشن توضیح داده می‌شود که چه رویدادی رخ داده است. برای مثال: «پرداخت اجاره» یا «فروش کالا».
۵. عطف
پس از آنکه اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل منتقل شد، شماره صفحه مربوط در دفتر کل در این قسمت نوشته می‌شود تا پیگیری اطلاعات آسان‌تر شود.
۶. ستون بدهکار
هنگامی که یک حساب افزایش می‌یابد (برای مثال، خرید انجام می‌شود یا وجهی دریافت می‌گردد)، مبلغ آن در ستون بدهکار نوشته می‌شود.
۷. ستون بستانکار
زمانی که یک حساب کاهش می‌یابد (مانند پرداخت پول یا کاهش موجودی)، مبلغ آن در ستون بستانکار درج می‌شود.
نکات مهم
دفتر روزنامه باید با خودکار نوشته شود؛ استفاده از مداد مجاز نیست.
هیچ مطلبی نباید خط بخورد یا پاک شود.
ثبت‌ها باید دقیق، کامل و به ترتیب تاریخ باشند.
در صورت بروز اشتباه، باید بر اساس مقررات حسابداری اصلاح صورت گیرد.
دفتر روزنامه پایه‌ی ثبت اطلاعات مالی در حسابداری است. اگر این دفتر به‌درستی تنظیم و نگهداری شود، ادامه‌ی کار حسابداری بسیار ساده‌تر و دقیق‌تر خواهد بود.
انواع دفتر روزنامه:
دفاتر روزنامه دو نوع اصلی دارند:
دفتر روزنامه عمومی:
این دفتر برای ثبت همه کارهای مالی شرکت به ترتیب زمان انجام‌شدن‌شان است. همه خرید و فروش‌ها، دریافت و پرداخت‌ها را در این دفتر می‌نویسند. دفتر روزنامه عمومی دو ستون دارد: یکی برای بدهکار و یکی برای بستانکار. این دفتر مثل یک مدرک رسمی است که می‌توان با آن کارهای مالی شرکت را دنبال کرد.
دفتر روزنامه اختصاصی:
این دفتر برای ثبت کارهای تکراری و خاص مثل خرید، فروش و دریافت و پرداخت نقدی استفاده می‌شود. شرکت‌های بزرگ که کارهای مالی زیادی دارند، برای راحت‌تر شدن کارهایشان از این دفتر استفاده می‌کنند. برخلاف دفتر عمومی، استفاده از این دفتر الزامی نیست و به نیاز شرکت بستگی دارد.
چه زمانی باید برای تهیه دفتر روزنامه اقدام کرد؟
صاحبان کسب‌وکار باید بدانند که باید دفاتر حسابداری مثل دفتر روزنامه و دفتر کل را قبل از شروع سال جدید بخرند و پلمپ کنند. این کار معمولاً در آخر سال انجام می‌شود تا بتوانند همه تراکنش‌های مالی را به موقع ثبت کنند. برای این کار، باید به اداره ثبت شرکت‌ها مراجعه کنند و درخواست خود را ثبت نمایند. انجام این کار به کسب‌وکارها کمک می‌کند که از ابتدای سال مالی جدید، حساب‌های خود را دقیق و منظم نگه دارند و همچنین از نظر قانون مشکلی نداشته باشند.
مهلت ثبت رویداد مالی در دفتر روزنامه چند روز است؟
قوانین حسابداری بیان می‌کند هر معامله یا اتفاق مالی در شرکت باید ظرف ۷ روز بعد از رخ دادن، در دفتر روزنامه ثبت شود. این کار کمک می‌کند اطلاعات مالی درست و به موقع ثبت شود و جلوی اشتباه و تأخیر در گزارش‌ها گرفته شود.
دفاتر حسابداری مثل دفتر روزنامه و دفتر کل فقط برای یک سال مالی اعتبار دارند. بعد از پایان سال، باید دفترهای جدید برای سال بعد آماده شود. ثبت اطلاعات سال جدید در دفاتر سال قبل درست نیست و ممکن است مشکل قانونی ایجاد کند.
جمع‌بندی
دفتر روزنامه جایی است که همه معاملات و اتفاقات مالی شرکت به ترتیب زمان نوشته می‌شود. این دفتر اولین مرحله ثبت اطلاعات مالی است و باعث می‌شود گزارش‌های مالی دقیق و روشن باشند. دفتر روزنامه انواع مختلف دارد؛ مثل دفتر روزنامه عمومی که همه معاملات را ثبت می‌کند و دفتر روزنامه اختصاصی که فقط برای موارد خاص مثل خرید، فروش یا دریافت پول نقد است. انتخاب دفتر مناسب به کارهای شرکت و تعداد معاملات بستگی دارد.