بسیاری از صاحبان کسب‌وکار، به‌ویژه در مراحل اولیه، با این پرسش روبه‌رو می‌شوند: «برای رسیدگی به امور مالی، بهتر است یک حسابدار تمام‌وقت استخدام کنم یا کارها را به یک شرکت حسابداری بسپارم؟» شاید در نگاه اول پاسخ ساده به‌نظر برسد، اما وقتی پای هزینه‌ها، دقت، زمان و مسئولیت قانونی به میان می‌آید، ماجرا پیچیده‌تر می‌شود.
تصمیم‌گیری درست در این زمینه می‌تواند مسیر مالی کسب‌وکار را شفاف‌تر، ایمن‌تر و البته کم‌هزینه‌تر کند. از طرف دیگر، یک انتخاب نادرست ممکن است باعث بی‌نظمی مالی، جریمه‌های قانونی یا حتی از دست رفتن فرصت‌های رشد شود. در این مقاله، قصد داریم تفاوت‌های اساسی بین استخدام حسابدار و استفاده از خدمات حسابداری را بررسی کنیم؛ با زبانی ساده، کاربردی و بی‌طرفانه. اگر شما هم در آستانه این انتخاب هستید یا می‌خواهید بدانید کدام روش برای کسب‌وکار شما مناسب‌تر است، تا انتهای مقاله با ما همراه باشید.
وظایف یک حسابدار درون‌سازمانی چیست؟
حسابداری فقط ثبت اعداد و جمع و تفریق نیست. در یک شرکت، حسابدار نقش کلیدی در مدیریت مالی، تحلیل اطلاعات و اطمینان از رعایت قوانین ایفا می‌کند. بسته به اندازه و نوع کسب‌وکار، وظایف حسابدار ممکن است گسترده‌تر یا تخصصی‌تر باشد، اما به‌طور کلی موارد زیر جزو مسئولیت‌های اصلی او محسوب می‌شوند:
حسابدار وظیفه دارد تمامی اسناد مالی را به‌صورت روزانه و دقیق ثبت کند، از فاکتورهای خرید و فروش گرفته تا رسیدهای بانکی و هزینه‌های جاری. تهیه ترازنامه، صورت سود و زیان و گزارش‌های مالی میان‌دوره‌ای و پایان سال نیز از دیگر وظایف اوست گزارش‌هایی که پایه تصمیم‌گیری‌های مهم مدیران شرکت قرار می‌گیرند.
از سوی دیگر، حسابدار باید بر موضوعات مالیاتی و بیمه‌ای نیز مسلط باشد،مانند تنظیم و ارسال اظهارنامه مالیاتی، پیگیری جرائم و معافیت‌ها، تهیه لیست بیمه پرسنل و تعامل با سازمان‌های مربوطه، ارسال صورتحساب های الکترونیکی به سامانه مودیان .در بسیاری از شرکت‌ها، حسابدار حتی مسئول پرداخت حقوق، کنترل هزینه‌ها و پیش‌بینی جریان نقدی نیز هست.در واقع، حضور یک حسابدار آگاه و دقیق به شرکت کمک می‌کند تا امور مالی به‌شکل منظم، قانونی و شفاف پیش برود و خطر جریمه یا بی‌نظمی به حداقل برسد.
خدمات شرکت‌های حسابداری شامل چه کارهایی می‌شود؟
اگر به‌جای استخدام حسابدار، تصمیم بگیرید با یک شرکت حسابداری همکاری کنید، در واقع دارید کارهای مالی‌تان را به یک تیم تخصصی می‌سپارید که تجربه، دانش و ابزارهای حرفه‌ای لازم را دارند. این شرکت‌ها بسته به نوع همکاری، می‌توانند وظایف متنوعی را برای شما انجام دهند ، از ساده‌ترین امور روزمره تا پیچیده‌ترین مسائل مالیاتی.
مهم‌ترین خدمتی که شرکت‌های حسابداری ارائه می‌دهند، ثبت و نگهداری دقیق اطلاعات مالی است. چیزی که پایه‌ی گزارش‌دهی، مالیات‌دهی و تصمیم‌گیری درست در کسب‌وکار محسوب می‌شود. اما این تنها بخش کوچکی از خدمات حسابداری است.
تهیه اظهارنامه مالیاتی، تنظیم گزارش‌های فصلی، بررسی دفاتر قانونی، مشاوره درباره جرائم و معافیت‌ها، بررسی عملکرد مالی، تهیه لیست بیمه و حتی همراهی در زمان رسیدگی‌های مالیاتی، از جمله خدمات پرکاربردی است که معمولاً توسط این شرکت‌ها ارائه می‌شود. بسیاری از این شرکت‌ها با استفاده از نرم‌افزارهای تخصصی یا تیم‌های چندنفره، دقت و سرعت را نسبت به یک حسابدار تنها افزایش می‌دهند.
در بعضی موارد، حتی می‌توانید خدمات مشاوره‌ای و نظارتی مقطعی دریافت کنید، مثلاً فقط برای تهیه صورت‌های مالی پایان سال یا دفاع از پرونده مالیاتی‌تان. این انعطاف‌پذیری، یکی از مزایای مهم برون‌سپاری امور حسابداری به شمار می‌آید.
مقایسه دقیق استخدام حسابدار یا خدمات حسابداری
حالا که با وظایف حسابدار درون‌سازمانی و خدماتی که شرکت‌های حسابداری ارائه می‌دهند آشنا شدیم، زمان آن رسیده که این دو گزینه را به‌صورت رو‌در‌رو مقایسه کنیم. انتخاب بین استخدام یک حسابدار و برون‌سپاری امور حسابداری، به عوامل مختلفی بستگی دارد؛ از جمله حجم فعالیت مالی، بودجه کسب‌وکار، نیاز به تخصص، و سطح کنترل مورد انتظار.
در ادامه، چند معیار کلیدی را بررسی می‌کنیم تا تصمیم‌گیری ساده‌تر شود:
| معیار مقایسه | استخدام حسابدار داخلی | خدمات شرکت حسابداری |
|---|---|---|
| هزینه‌ها | حقوق ثابت، بیمه، مزایا و فضای کاری | هزینه متغیر بر اساس حجم خدمات، بدون هزینه‌های جانبی |
| تخصص و تنوع مهارت | معمولاً مهارت محدود به فرد | دسترسی به تیم تخصصی با مهارت‌های مختلف |
| دسترسی و کنترل | حضور دائمی در شرکت، تعامل مستقیم | ارتباط غیرمستقیم و مبتنی بر قرارداد |
| انعطاف‌پذیری | محدود به ساعات کاری و یک نفر | امکان استفاده از خدمات مقطعی یا کامل |
| ریسک اشتباه یا ترک کار | ریسک بالاتر در صورت اشتباه یا قطع همکاری فردی | پشتیبانی تیمی و کاهش ریسک انسانی |
| تناسب با اندازه کسب‌وکار | مناسب برای کسب‌وکارهای متوسط تا بزرگ | بسیار مناسب برای کسب‌وکارهای کوچک یا نوپا |
در نهایت، انتخاب نهایی باید با در نظر گرفتن نیازها، منابع و اهداف شما انجام شود. گاهی ترکیب هر دو روش مثلاً استخدام حسابدار داخلی و استفاده محدود از مشاوره یک شرکت حسابداری هم می‌تواند پاسخ مناسبی باشد
چه زمانی باید به‌جای استخدام، از خدمات حسابداری استفاده کنیم؟
همه‌ی کسب‌وکارها از روز اول نیاز به استخدام حسابدار ندارند. در بسیاری از موارد، به‌خصوص برای استارتاپ‌ها، فروشگاه‌های کوچک یا کسب‌وکارهای خدماتی با گردش مالی محدود، استفاده از خدمات شرکت‌های حسابداری راه‌حل بهتری است.
اگر تازه کار خود را شروع کرده‌اید و هنوز فرآیندهای مالی پیچیده‌ای ندارید، بهتر است هزینه‌های استخدام و آموزش نیروی تمام‌وقت را صرف رشد کسب‌وکارتان کنید و امور مالی را برون‌سپاری نمایید. همچنین اگر فقط در دوره‌های خاصی (مثلاً پایان سال مالیاتی یا تهیه اظهارنامه) به مشاوره نیاز دارید، همکاری با شرکت حسابداری انعطاف‌پذیرتر و مقرون‌به‌صرفه‌تر خواهد بود.
از طرف دیگر، شرکت‌هایی که گردش مالی بالا، تنوع فعالیت یا حجم بالایی از تراکنش‌های مالی دارند، ممکن است به یک حسابدار داخلی نیاز داشته باشند که همیشه در دسترس باشد و شناخت دقیقی از ساختار شرکت داشته باشد.
در کل، خدمات حسابداری برای کسانی که نمی‌خواهند یا نمی‌توانند نیروی مالی دائمی استخدام کنند، گزینه‌ای مقرون به صرفه تر می باشد.